Danmarks førende butikskæde med alt til kæledyr har automatiseret hele refusionsprocessen og opnår nu endnu flere refusioner – især på nyansatte medarbejdere.
Med knap 800 medarbejdere fordelt på over 76 butikker er Maxi Zoo landets største butikskæde med alt til kæledyr. Siden maj 2024 har virksomheden outsourcet hele refusionsområdet til MinRefusion med imponerende resultater: 15-20 timers månedlig tidsbesparelse og øgede refusionsindtægter.
Tidskrævende manuelt arbejde
Før MinRefusion var refusionsarbejdet en tidskrævende manuel proces, fortæller Nanna Brink, lønspecialist hos Maxi Zoo:
”Der blev trukket rapporter ud for at se, hvem der var fraværende, hvor længe og hvordan, og så var det ellers en manuel proces i virk.dk og NemRefusion. Herefter fulgte det opfølgningsarbejde som ligger i arbejdet med refusioner, og det var med Excel-ark.” Processen var ikke kun tidskrævende – den indebar også risiko for at miste refusioner.
Hurtig implementering med øjeblikkelig effekt
”Det var dejligt nemt. Vi havde dokumenter og filer, vi kunne bruge fra vores daværende system, som vi kunne sende til MinRefusion, så vi skulle ikke starte helt fra bunden.” fortæller Nanna Brink. ”Derudover er systemet dejligt nemt at finde rundt i, så alt i alt foregik implementeringen uden problemer.” MinRefusion overtog også eksisterende åbne sager uden problemer.
Refusionen på de nyansatte under 8 uger søgte vi ikke selv. Nu bliver det søgt automatisk, så alene det har gjort en væsentlig forskel.
Proaktiv support giver ro i maven
En af de største forskelle er den proaktive kommunikation fra MinRefusion-teamet. Hvor Maxi Zoo tidligere selv skulle holde øje med alle sager og deadlines, oplever de nu, at MinRefusion er på forkant:
”Det, vi sætter rigtig stor pris på, er, at vi ofte hører fra MinRefusion. Og ikke kun de autogenererede beskeder, men også dem, hvor der sidder en medarbejder bag og spørger til de enkelte sager. Det giver ro i maven” fremhæver Nanna Brink.
Mærkbart flere refusioner – især på nyansatte
Udover tidsbesparelsen har partnerskabet resulteret i øgede refusionsindtægter. Særligt på et område har forskellen været mærkbar:
”Refusionen på de nyansatte under 8 uger søgte vi ikke selv, for tit og ofte opfylder de ikke beskæftigelseskravet,” forklarer Nanna Brink.
”Nu bliver det søgt automatisk. Så dem, der opfylder beskæftigelseskravet, får vi nu også refusion på. Så alene det har gjort en væsentlig forskel.”
Også på sygedagpengeområdet har der været forbedringer: ”Sygdom har vi jo helt sikkert fået mere ud af, hvor hvis der har været nogle deadlines, der var blevet overskredet. Det er jo det, MinRefusion nu sikrer ikke længere sker.”
Komplet håndtering af komplekse sager
Som lønspecialist er Nanna Brink tovholder på barselsprocessen hos Maxi Zoo. Hun kommunikerer direkte med både medarbejdere og butikschefer og sørger for at indsamle alle informationer, der er nødvendige for refusionen:
”Jeg er i dialog med butikschefer og medarbejdere i forhold til alle barsler og har kommunikation med medarbejderne direkte, når de har født, og laver barselsplanerne sammen med dem, da barselsreglerne kan være en jungle.”
Med MinRefusions proaktive tilgang til sagshåndtering oplever hun nu en markant forskel: ”Jeg behøver meget sjældent at være den, der initierer en sag. MinRefusion kommer mig oftest i forkøbet. Det giver en stor ro i maven.”
Et partnerskab der leverer resultater
For Maxi Zoo har samarbejdet med MinRefusion betydet både økonomiske og administrative fordele. De sparer 20 timer månedligt, får flere refusioner hjem end tidligere, og har opnået arbejdsro omkring et område, der tidligere krævede konstant opmærksomhed.
”Den her ro i maven, der er omkring refusioner betyder meget, og der er ikke behov for konstant opfølgning.” afslutter Nanna Brink. Tilliden til at refusionsansøgningerne er i gode hænder, betyder, at Nanna kan fokusere på sine kerneområder: At sikre korrekt og rettidig løn til Maxi Zoos dedikerede medarbejdere.
Læs mere om Maxi Zoo her –>
Integration til Timegrip TP
Med integrationer til løn-, HR- og tidsregistreringssystemer modtager MinRefusion automatisk fraværsdata og indberetter, når fraværet opfylder de rigtige betingelser. Maxi Zoo får automatisk refusion ved at bruge Timegrip TP, men MinRefusion kan integreres til mange andre systemer.
