For Karin Beyer Nielsen på Fjordstjernen var refusioner i mange år en pligt, der krævede skarpt overblik, et stort Excel-skema og en god portion stædighed. I dag passer det meste sig selv — og hun har fået halvanden dag tilbage hver måned.
Fjordstjernen i Holbæk er et bolig- og sundhedscenter, hvor mennesket er i centrum og fagligheden i top. Huset rummer alt fra ældre beboere over rehabilitering til voksne med handicap, og personalet tæller sygeplejersker, social- og sundhedshjælpere, socialpædagoger, ergoterapeuter, køkkenfolk, pedeller, rengøring og administration — en stor faglig vifte fordelt på rigtig mange overenskomster. Midt i det hele sidder Karin som HR- og lønkonsulent. Hun har været på Fjordstjernen i fire år, og indtil for knap to år siden lå hele refusionsopgaven hos hende.
Jeg kunne godt bruge en dag eller halvanden dag på det hver måned. Bare på at søge refusionen.
En Excel-bibel og en fast månedsrytme
Karin beskriver sig selv som “meget struktureret og detaljeorienteret”. Det blev der brug for, da hun stod alene med refusionerne.
“Jeg ved af erfaring, at hvis man ikke er på at gøre det en gang om måneden, så er der lige pludselig noget, du mister, når du skal indberette inden for de der fem uger.“
Hver eneste måned trak hun derfor data ud af Fjordstjernens vagtplanlægningssystem, Lessor Workforce: hvem havde været syg, hvem var på fleksjobsyg, hvem var på paragraf 56, hvem var på barsel. Og så lå der den ekstra opgave med at holde øje med de nyansatte, hvis sygdom inden for de første otte uger giver ret til refusion fra første sygedag.
Det hele blev samlet i ét stort Excel-skema. Her havde Karin de faste fleksjobbere og paragraf 56-medarbejdere, og oven i lagde hun manuelt hver måneds sygdomsdata.
“Man taber fuldstændig tråden, hvis man ikke har sit eget overblik.“
Det var ikke fordi processen var brudt — den fungerede. Men den krævede, at Karin altid var den, der huskede det, holdt det ved lige, og fik det gjort, inden fristen løb.
Da Karin slap kontrollen
I dag fungerer det helt anderledes. Lessor Workforce sender automatisk fraværsdata til MinRefusion, og refusionsplatformen tager sig af resten. Karins forhold til den daglige refusionsopgave er derfor blevet noget nær det modsatte af før:
“Jeg er jo ikke rigtig på længere.“
Det tog en periode at vænne sig til, og det er forståeligt nok for en, der er vant til at have hånden på rattet. Men efter cirka tre måneder slap hun det.
I dag kigger hun primært ind i platformen, når der opstår noget konkret — fx hvis kommunen sender et brev, eller en medarbejder spørger ind til sin egen sag. Så kan hun gå direkte ind og se, hvor langt sagen er, og om der er noget, der trænger til opfølgning.
“Det synes jeg er super godt.“
Halvanden arbejdsdag sparet — hver måned
Den helt konkrete gevinst kommer fra det, hun ikke længere selv skal gøre.
“Jeg kunne godt bruge en dag eller halvanden dag på det hver måned. Bare på at søge refusionen. Så det er helt sikkert — det er super godt.“
I et hus som Fjordstjernen, hvor måneden i forvejen byder på “pludselig mange andre ting”, er det forskellen mellem at nå opgaverne og at miste noget undervejs. Og det er en forskel, der mærkes — for tidligere kunne der gå penge tabt, hvis tidsfristen ikke blev overholdt. Det er en risiko, der er taget ud af ligningen nu.
Også et arbejdsværktøj for økonomiafdelingen
Karin er ikke den eneste på Fjordstjernen, der bruger platformen. Karins kollega i økonomi trækker udbetalingsrapporter direkte fra MinRefusion.
Når kommunen sender en samlet udbetaling, kan Fjordstjernens økonomiafdeling splitte beløbet ud på de rette medarbejdere og afdelinger, så hver enhed tilskrives den refusion, der hører til. Det giver afdelingerne præcis kontrol over, hvad der kommer ind.
En gnidningsløs start
Selve overgangen til MinRefusion var Karin også selv en del af:
“Det kørte faktisk meget gnidningsløst. Selvfølgelig var der nogle ting, vi lige skulle have snakket sammen om. Men vi fik hurtigt løst det — hvem der gjorde hvad.“
Hun havde gode spørgsmål undervejs, for det hele var nyt. Men hun oplever, at det blev “udviklet og gjort godt fra start”.
Et samarbejde med plads til at justere
I dag går det meste af kontakten gennem MinRefusions customer success manager, Solvej. Karin sender bare en besked, hvis der er noget, hun undrer sig over — fx hvis en sag er blevet indberettet på en anden måde, end hun forventer. Hun beskriver samarbejdet med få ord — men ord, der dækker det meste:
“Vi har god kommunikation og et godt samarbejde.“
Læs mere om Fjordstjernen her –>
Integration til Lessor Workforce
Med integrationer til løn-, HR- og tidsregistreringssystemer modtager MinRefusion automatisk fraværsdata og indberetter, når fraværet opfylder de rigtige betingelser. Fjordstjernen får automatisk refusion ved at bruge Lessor Workforce, men MinRefusion kan integreres til mange andre systemer.
